Yubik Approve & Seal è lo strumento scelto dalla tua azienda per orchestrare le attività di predisposizione, approvazione e firma digitale di documenti.
I ruoli coinvolti nel processo sono:
- Richiedenti: Utenti abilitati alla predisposizione dei documenti.
- Approvatori: Utenti selezionati dal richiedente incaricati di approvare i documenti della pratica.
- Firmtari: Utenti selezionati dal richiedente incaricati di firmare i documenti della pratica.
- Validatori: Utenti selezionati dal richiedente incaricati di validare i documenti al termine della raccolta delle firme.
- Visualizzatori: Utenti selezionati dal richiedente in grado di visualiizare la pratica.
Alcuni degli step di lavorazione previsti dal flusso e descritti di seguito potrebbero non essere abilitati nel tuo processo, la tua azienda potrebbe aver scelto di non abilitarne alcuni.
Il flusso di lavoro
Bozza
Il Richiedente crea una nuova pratica
- Inserisce i dati che descrivono la pratica
- Indica un'eventuale data di scadenza
- Se necessario inserisce uno o più approvatori
- Scelglie la tipologia di firma desiderata
- indica uno o più firmatari da coinvolgere
- Carica i documenti da mandare alla firma
- Invia la pratica alla fase successiva del processo
Da Approvare
L' Approvatore:
Se è richiesta l'approvazione l'utente verifica i documenti e valuta se Approvare o Rifiutare la pratica.In caso di rifiuto inserisce la motivazione e la pratica torna al Richiedente nello stato Bozza.
Nel caso siano stati indicati più approvatori la pratica passa alla fase successiva quando tutti gli approvatori l'hanno approvata.
Per maggiori dettagli vedi Approva i documenti di una pratica
Da Firmare
Il Firmatario:
Il firmatario verifica i documenti e valuta se Firmare o Rifiutare la pratica.In caso di rifiuto inserisce la motivazione e la pratica torna al Richiedente nello stato Bozza.
Nel caso siano stati indicati più firmatari la pratica passa nallo stato successivo quando tutte le firme sono state raccolte.
Per maggiori dettagli vedi Firma i documenti di una pratica
Da Validare
Il Validatore:
Il validatore verifica i documenti e valuta se validarli o rifiutarli.In caso di rifiuto inserisce la motivazione e la pratica torna al Richiedente nello stato Bozza.
Se i documenti vengono validati la pratica si conclude e passa nello stato Archivio
Archivio
Lavorazione conclusa
Terminata la raccolta delle firme la pratica viene archiviata.I documenti firmati sono visibili a tutti gli utenti che hanno partecipato alla lavorazione e agli eventuali viasualizzatori.
Autenticazione
Yubik supporta diverse modalità di autenticazione:
- Automatica con la tua utenza aziendale
- Login e password
- Login e OTP via Mail
Per maggiori dettagli vedi: Autenticazione e gestione account